Trung tâm kế toán tại thanh hóa
Chi phí tiếp khách là một trong những chi phí thường hay gặp đối với một doanh nghiệp, vậy
cách hạch toán chi phí này như thế nào? Mời bạn tham khảo bài viết sau nhé!
Chi phí tiếp khách hạch toán vào tài khoản nào?
Theo quy định của cả Thông tư 200 và Thông tư 133, “chi phí tiếp khách” phải được ghi nhận
và hạch toán vào tài khoản 642, là tài khoản dùng để quản lý các chi phí quản lý doanh nghiệp.
Hạch toán chi phí tiếp khách
2.1 Hạch toán chi phí tiếp khách theo thông tư 200 và thông tư 133
Theo quy định tại Thông tư 200 và TT 133, việc hạch toán chi phí tiếp khách được thực hiện như sau:
- Nợ TK 642/641: Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Có TK 111/112/131: Số tiền thanh toán
2.2 Hạch toán chi phí tiếp khách theo Quyết định 48
Còn theo Quyết định 48, cách hạch toán chi phí tiếp khách được quy định như sau:
- Nợ TK 6421/6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Nợ TK 1331: Thuế GTGT
- Có TK 111/112/131: Tổng số tiền phải thanh toán
Chi phí tiếp khách được coi là chi phí quản lý doanh nghiệp. Do đó, khi thực hiện hạch toán,
kế toán cần ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp và ghi đối ứng vào các tài khoản tiền và nợ phải trả.
Với sự phổ biến của chi phí tiếp khách trong hầu hết các doanh nghiệp, việc nắm vững cách
hạch toán chính xác là rất quan trọng đối với các kế toán viên.
2.3 Hạch toán chi phí tiếp khách không có hóa đơn
Khi hạch toán chi phí tiếp khách mà không có hóa đơn, việc ghi nhận và xử lý chi phí này
cần tuân theo một số quy định và hướng dẫn nhất định để đảm bảo tính hợp lệ và chính
xác trong sổ sách kế toán. Dưới đây là một số bước và lưu ý quan trọng:
Ghi nhận chi phí:
Lập chứng từ thay thế: Nếu không có hóa đơn, bạn cần lập các chứng từ thay thế như biên
bản chi tiêu, phiếu chi, hoặc bảng kê chi tiết chi phí tiếp khách. Các chứng từ này cần được
ký nhận và chứng thực bởi người có thẩm quyền.
Ghi sổ kế toán: Ghi nhận chi phí tiếp khách vào tài khoản chi phí phù hợp, chẳng hạn như
tài khoản 641 – Chi phí bán hàng hoặc tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ tài khoản 641 (Chi phí tiếp khách)
Có tài khoản 111 (Tiền mặt) hoặc 112 (Tiền gửi ngân hàng) nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Lưu trữ chứng từ:
Biên bản chi tiêu: Lưu biên bản chi tiêu được ký xác nhận của người chi tiêu và người nhận chi phí.
Giấy tờ liên quan: Lưu giữ các giấy tờ liên quan như thư mời, danh sách khách mời,
hoặc các chứng từ khác chứng minh mục đích tiếp khách.
Tính hợp lệ của chi phí:
Mục đích hợp lý: Đảm bảo rằng chi phí tiếp khách thực sự phục vụ cho hoạt động kinh doanh
và có liên quan đến công việc của doanh nghiệp.
Đủ điều kiện khấu trừ thuế: Theo quy định của pháp luật, một số chi phí tiếp khách có thể không
được phép khấu trừ thuế nếu không có hóa đơn hợp pháp hoặc không đáp ứng yêu cầu chứng từ.
Theo dõi và báo cáo:
Theo dõi chi phí: Theo dõi các chi phí tiếp khách để đảm bảo chúng nằm trong phạm vi ngân sách dự kiến.
Báo cáo tài chính: Cập nhật chi phí tiếp khách vào báo cáo tài chính theo quy định của pháp
luật và chuẩn mực kế toán.
Điều kiện để đưa chi phí tiếp khách vào chi phí hợp lý
TheoĐiều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC, để được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập
doanh nghiệp (TNDN), chi phí tiếp khách phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Chi phí tiếp khách phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí phải có hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP,
bao gồm các mặt hàng chi tiết, hóa đơn tính tiền và chứng từ thanh toán đầy đủ.
- Đối với các khoản chi phí tiếp khách từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế VAT), phải có
chứng từ thanh toán qua ngân hàng, không sử dụng tiền mặt.
- Nếu doanh nghiệp cấp một khoản tiền cho nhân viên để tiếp khách, số tiền này sẽ được
cộng trực tiếp vào lương của nhân viên và được xem là thu nhập chịu thuế của họ.
Các quy định liên quan đến chi phí tiếp khách
Để chi phí tiếp khách được công nhận là khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và được ghi nhận
vào sổ sách kế toán, cần phải đáp ứng một số yêu cầu quan trọng:
Hóa đơn hợp lệ:
Đối với hóa đơn giấy, cần tuân thủ đầy đủ quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Đối với hóa đơn điện tử, cần tuân thủ các quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Hóa đơn phải có thông tin chi tiết về các mặt hàng dịch vụ như ăn uống, kèm theo bảng kê
chi tiết các món ăn, đồ uống hoặc dịch vụ đã sử dụng.
Bill thanh toán và đơn hàng:
Cần có hóa đơn cùng với bill thanh toán và đơn hàng liên quan.
Phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng:
Phải có phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng đặt trước giữa doanh nghiệp và nhà hàng.
Biên bản thanh lý hợp đồng:
Cần có biên bản thanh lý hợp đồng sau khi dịch vụ hoàn tất.
Chứng từ thanh toán:
Nếu thanh toán bằng tiền mặt, cần có phiếu thu tiền.
Kế toán viên cần lưu ý rằng hóa đơn và bill thanh toán không phải là một và cùng loại.
Nhiều nhà hàng chỉ phát hành bill thanh toán, không phải hóa đơn hợp lệ, nên chỉ dựa vào
bill thanh toán không đủ điều kiện để ghi nhận chi phí tiếp khách vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Theo công văn số 15176/CTHN-TTHT của Cục Thuế thành phố Hà Nội, doanh nghiệp có
thể kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho dịch vụ ăn uống tiếp khách nếu hóa đơn
đáp ứng điều kiện của Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC. Để chi phí tiếp khách
được coi là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN, phải tuân thủ các quy định tại
Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Trên đây là bài viết hướng dẫn cách hạch toán chi phí ăn uống tiếp khách, kế toán ATC
chúc các bạn áp dụng thành công nhé!
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC
DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC – THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC
Địa chỉ:
Số 01A45 Đại lộ Lê Lợi – Đông Hương – TP Thanh Hóa
( Mặt đường Đại lộ Lê Lợi, cách bưu điện tỉnh 1km về hướng Đông, hướng đi Big C)
Tel: 0948 815 368 – 0961 815 368
Địa chỉ học kế toán thực hành ở Thanh Hóa
Lop ke toan hang dau tai Thanh Hoa
Lop ke toan tai Thanh Hoa