Học tin học văn phòng tại Thanh Hóa

Học tin học văn phòng ở Thanh Hóa

10 cách khôi phục tập tin Excel bị lỗi

1. Thử khôi phục bằng phương án thủ công:

Nếu tính năng tự động khôi phục lỗi của Excel tậm tịt, bạn có thể thực hiện công việc này bằng tay:

• Mở tập tin từ menuFile. Đối với Excel 2007, hãy click vào nútOfficevà chọnOpen.
• Sử dụng bảng điều khiểnLook In, tìm và xác định workbook bị lỗi.
• Từ danh sách sổ xuống của nútOpen, chọnOpen And Repair:

• Nếu đây là nỗ lực đầu tiên cố gắng khôi phục workbook, bạn hãy click vàoRepair.
• Nếu may mắn,Excelsẽ sửa chữa tập tin. Tuy nhiên, tính năng khôi phục tập tin không phải lúc nào cũng hiệu quả. Lúc này, bạn hãy chọn giải pháp thứ hai là khôi phục dữ liệu. Hãy nhấp vàoExtract Dataở bước 4.

2. Khôi phục dữ liệu từ workbook bị hỏng

2.1. Nếu lỗi xảy ra khi tập tin bảng tính đang mở:

Khi có lỗi xảy ra mà tập tin workbook vẫn đang mở, bạn nhất thiết không được lưu lại phiên làm việc hiện tại. Thay vào đó, bạn hãy trở ngược lại phiên bản lưu trữ trước đó. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được lỗi xảy ra vừa rồi mà không mất dữ liệu, cho dù khả năng này là rất nhỏ.

Để trở lại phiên làm việc lần trước đã lưu lại, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

• ChọnOpentừ menuFile Đối với Excel 2007, click vào nútOfficevà chọnOpen.
• Sử dụng bảng điều khiểnLook Inđể xác định tập tin bị lỗi.
• Click vàoOpen.
• Lúc này bạn sẽ mở lại workbook như cũ.

2.2. Khôi phục dữ liệu khi bạn không thể mở workbook trong Excel:

• Đặt tùy chọn tính toán trong Excel thành thủ công. Thử thay đổi cài đặt tính toán từ tự động sang thủ công. Workbook có thể mở vì nó không cần phải tính toán lại.
  • Nhấp vàoFile > New.
  • DướiNew, nhấp vàoBlank workbook.
  • Nhấp vàoFile > Options.
  • Trong phầnFormulas, phía dưới tùy chọnCalculation, chọnManual, rồi bấmOK.
  • Nhấp vàoFile > Open.
  • Xác định vị trí và sau đó bấm đúp vào workbook bị hỏng để mở nó.
• Sử dụng tham chiếu bên ngoài để liên kết đến workbook bị hỏng. Nếu chỉ muốn lấy dữ liệu chứ không phải công thức hoặc giá trị được tính từ workbook, hãy thử sử dụng tham chiếu bên ngoài để liên kết tới workbook bị hỏng.
  • Nhấp vàoFile > Open.
  • Chuyển đến thư mục chứa workbook bị hỏng.
  • Bấm chuột phải vào tên file của workbook bị hỏng, bấmCopy, rồi bấmCancel.
  • Nhấp vàoFile > New.
  • DướiNew, bấmBlank workbook.
  • Trong ô A1 của workbook mới, gõ=File Name!A1, trong đóFile Namelà tên của workbook bị hỏng mà bạn đã sao chép ở bước 3, sau đó nhấnEnter. (Lưu ý:Bạn chỉ phải nhập tên của workbook và không phải nhập phần mở rộng tên tệp).
  • Nếu hộp thoạiUpdate Valuesxuất hiện, hãy chọn workbook bị hỏng, sau đó bấmOK.
  • Nếu hộp thoạiSelect Sheetxuất hiện, hãy chọn trang tính thích hợp, rồi bấmOK.
  • Chọn ôA1.
  • Nhấp vàoHome > Copyhoặc nhấnCtrl+C.
  • Chọn một vùng, bắt đầu từ ô A1 có kích thước xấp xỉ bằng phạm vi ô chứa dữ liệu trong workbook bị hỏng.
  • Nhấp vàoHome > Pastehoặc nhấnCtrl+V.
  • Với phạm vi ô vẫn được chọn, hãy nhấp vàoHome > Copylại hoặc nhấnCtrl + C.
  • Nhấp vàoHome> mũi tên bên dướiPaste, sau đó trongPaste Values, bấmValues.
  • Dán các giá trị sẽ xóa các liên kết tới workbook bị hỏng và chỉ để lại dữ liệu.
• Sử dụng macro để trích xuất dữ liệu từ workbook bị hỏng. Nếu biểu đồ được liên kết với workbook bị hỏng, hãy thử sử dụng macro để trích xuất dữ liệu nguồn của biểu đồ.
  • Sao chép mã macro sau và dán vào bảng mô-đun:

Sub GetChartValues()

Dim NumberOfRows As Integer

Dim X As Object

Counter = 2

‘ Calculate the number of rows of data.

NumberOfRows = UBound(ActiveChart.SeriesCollection(1).Values)

Worksheets(“ChartData”).Cells(1, 1) = “X Values”

‘ Write x-axis values to worksheet.

With Worksheets(“ChartData”)

.Range(.Cells(2, 1), _

.Cells(NumberOfRows + 1, 1)) = _

Application.Transpose(ActiveChart.SeriesCollection(1).XValues)

End With

‘ Loop through all series in the chart and write their values to

‘ the worksheet.

For Each X In ActiveChart.SeriesCollection

Worksheets(“ChartData”).Cells(1, Counter) = X.Name

With Worksheets(“ChartData”)

.Range(.Cells(2, Counter), _

.Cells(NumberOfRows + 1, Counter)) = _

Application.Transpose(X.Values)

End With

Counter = Counter + 1

Next

End SubĐể chèn hoặc xóa một trang tính trong workbook, bấm chuột phải vào trang tính đó, rồi đổi tên nó thànhChartData. Chọn biểu đồ muốn trích xuất các giá trị dữ liệu cơ bản.Lưu ý:Biểu đồ có thể được nhúng vào một trang tính hoặc trên một biểu đồ riêng biệt > chạy macro > Dữ liệu từ biểu đồ được đặt trên bảng tínhChartData.

2.3. Tự động lưu bản sao lưu của workbook

Với một bản sao lưu workbook, bạn sẽ luôn có quyền truy cập vào dữ liệu của mình nếu workbook của bạn vô tình bị xóa hay bị hỏng.

1. Nhấp vàoFile > Save As.
2. Nhấp vàoComputer, và sau đó nhấp vào nútBrowse.

3. Trong hộp thoạiSave As, bấm vào mũi tên bên cạnhTools, sau đó bấmGeneral Options.

4. Trong hộp thoạiGeneral Options, hãy chọnAlways create backup.

2.4. Tự động tạo file khôi phục trong khoảng thời gian đã đặt

Một file khôi phục của worksheet cũng giúp đảm bảo bạn sẽ có quyền truy cập vào dữ liệu của mình nếu workbook của bạn vô tình bị xóa hay bị hỏng.

1. Nhấp vàoFile > Options.
2. Trong mụcSave, trongSave workbooks, chọnSave AutoRecover information every box, sau đó nhập số phút. (Mặc định là 10).

3. Trong hộpAutoRecover file location, hãy nhập vị trí bạn muốn lưu file khôi phục.
4. Hãy đảm bảo rằngDisable AutoRecover for this workbook onlykhông được chọn.
5. Tắt chế độ tính toán tự động

Nếu Excel không thể mở được tập tin bảng tính, hay kể cả lựa chọnOpen And Repaircũng bó tay, bạn hãy đặt lại chế độ tính toán sang phương án xử lý thủ công và thử lại. Các bước thực hiện:

• Mở một tập tin bảng tính mới với nội dung rỗng.
• Từ menuToolschọnOptionsvà click vào tabCalculation. Trên Excel 2007, bạn hãy click vào nútOffice, tiếp đến làExcel Optionsvà chọnFormulastrên bảng điều khiển ở phía trái.
• Trong phần cài đặt thông số choCalculation(Calculation Optionstrên Excel 2007), chọnManual.
• Click vàoOK.

Lúc này, bạn hãy mở lại tập tin bị lỗi. Có thể Excel sẽ “bắt lỗi” và mở được tập tin trục trặc.

4. Sử dụng công cụ Microsoft Office Tools

Nếu Excel không thể mở được tập tin workbook lỗi, bạn hãy dành cơ hội choMicrosoft Office Tools.Cách dùng như sau:

• Từ menuStart, chọnAll Programs(trên Windows XP).
• ChọnMicrosoft Office.
• ChọnMicrosoft Office Tools.
• ChọnMicrosoft Office Application Recovery.
• ChọnMicrosoft Office Excelở hộp thoại.
• Nhấp vàoRecover Application. Quá trình xử lý có thể mất một vài phút.

Công cụ khôi phục này sẽ tắt Excel và sau đó khởi động lại, hiển thị danh sách các tập tin bảng tính đã khôi phục được. Nếu may mắn, tập tin Excel quý giá của bạn sẽ nằm trong danh sách này. Chỉ cần mở ra và tiếp tục sử dụng!

5. Thử chuyển tập tin sang nơi khác:

Đôi khi một tập tin bảng tính bị lỗi không hẳn do những nguyên nhân từ phần mềm hay sai lầm khi sử dụng của người dùng. Rất có thể nó đang tạm không truy cập được nữa, các hệ thống mạng và máy chủ thường vẫn đánh dấu chúng là những tập tin lỗi. Trong trường hợp gặp phải lỗi được xác định có nguyên nhân tương tự và Excel không thể sửa được, bạn hãy chuyển tập tin sang một thư mục, ổ đĩa hoặc máy chủ khác.

6. Hãy để OpenOffice “ra tay”

• Tải phần mềm OpenOffice

Một số người khẳng định cảm thấy hoàn toàn bất ngờ với kết quả mỹ mãn khi sử dụng bộ ứng dụng OpenOffice để sửa chữa tập tin lỗi của Excel. Đây là công cụ mã nguồn mở miễn phí lừng danh. Nếu không thể xử lý được tập tin bảng tính bị lỗi trên Excel, hãy dùng tớiCalccủaOpenOffice. Tất nhiên, việc này thường kỳ công và phức tạp hơn bạn tưởng.

7. Mở tập tin lỗi trên WordPad hoặc Word

Nếu bạn không thể sửa được tập tin bảng tính bị lỗi, hãy thử mở bằng WordPad. Nếu thành công, WordPad sẽ chuyển đổi tất cả mọi thứ sang dạng văn bản. Tất nhiên, điều này không hẳn đã làm bạn hoàn toàn hài lòng ngoài niềm vui có thể lấy lại được dữ liệu. Phương án này sẽ không thể khôi phục được các định dạng font, bảng… Tuy nhiên, không giống như một số phương án khôi phục dữ liệu khác, WordPad sẽ giúp bạn phục hồi các macro. Hãy sử dụng lệnh tìm kiếm Sub và Function trên khối dữ liệu đã khôi phục được để tìm chúng.

Bạn cũng có thể mở tập tin .xls bị lỗi trên Word, nhưng kết quả thường khá giới hạn. Với phương án này, bạn phải cài đặt công cụ chuyển đổi Microsoft Office Excel. Không như WordPad, Word không khôi phục được các macro.

8. Xử lý các cell – ô data bị lỗi để khôi phục dữ liệu

Đôi khi bạn có thể khôi phục dữ liệu bằng cách xử lý các cell trên tập tin lỗi. Bạn sẽ không thể lấy lại được định dạng, biểu đồ, macro… nhưng khôi phục được dữ liệu cũng đã là quá may rồi. Quy trình thực hiện như sau:

• Mở một workbook mới, nhập vào cell A1 công thức sau đây để dẫn tới cell A1 trong tập tin lỗi:tên của tập tin lỗi!A1. (Bạn không cần phải thêm .xls).
• NhấpEnter.
• Nếu tập tin lỗi không ở cùng thư mục, Excel sẽ hiển thị hộp thoạiUpdate Values:tên của tập tin bị lỗi. Bạn hãy sử dụng bảng điều khiểnLook Inđể xác định tập tin bị lỗi. Chọn tập tin này và clickOK.
• Nếu hộp thoạiSelect Sheetxuất hiện, bạn hãy chọn sheet phù hợp và clickOK. Excel sẽ hiển thị giá trị cell A1 của tập tin lỗi.
• Chọn cell A1 và kéo ngang qua các cột mà bạn cảm thấy cần để có thể khôi phục dữ liệu. Nếu Excel hiển thị hộp thoạiUpdate Values– tên tập tin bị lỗi, bạn hãy chọn tập tin lỗi và clickOK.
• Lặp lại bước 5, nhân bản hàng A theo số lượng hàng bạn cảm thấy đủ để khôi phục tập tin lỗi.
• Chọn dữ liệu và nhấpCopytừ menuEdit.
• ChọnPaste Specialtừ menuEdit, chọnValues.
• ClickOK.
• Thử định dạngSYLKđể khôi phục dữ liệu:

Chuyển sang định dạng khác là phương án xử lý khá hiệu quả khi Excel bị lỗi

Microsoft khuyến cáo sử đụng định dạngSYLKđể tránh khỏi bị lỗi khi dùng Excel, nhất là các lỗi liên quan đến máy in. Bạn có thể mở tập tin Excel bị lỗi bằng cách này:

• Từ menu File, chọnSave As. Trên Excel 2007, click vào nútOffice.
• Từ bảng điều khiểnSave As Type, chọnSYLK(Symbolic Link) (*.slk).
• Đặt tên. Nếu tập tin lỗi có một sheet, việc này là không cần thiết.
• Click vàoSave.
• Nếu tập tin workbook có nhiều sheet, Excel sẽ hỏi bạn có tiếp tục sử dụng định dạng không hỗ trợ nhiều sheet cùng lúc hay không. Click vàoOK.
• Nếu Excel cảnh báo bạn có thể workbook gồm một số định dạng không tương thích với SYLK, bạn hãy chọnYes.
• Lưu ý là định dạng SYLK chỉ lưu lại những sheet đang sử dụng. Để khôi phục dữ liệu, bạn cần mở lại tập tin Excel và lưu lại từng sheet một. Đó là lý do vì sao ở bước 3 bạn cần đặt tên cho từng sheet trên workbook để tránh nhầm lẫn sau này.

Sau khi đã lưu lại tất cả các sheet theo dạng mới, bạn hãy mở tập tin .slk và sửa thành .xls. Cẩn thận, không sử dụng tên của tập tin workbook bị lỗi. Nếu thành công, bạn có thể lưu lại được các giá trị từ công thức đã nhập nhưng các công thức thì không.

10. Khôi phục các macro

Nếu có thể khôi phục dữ liệu nhưng vẫn bó tay trước các macro, bạn có thể lưu lại được chúng theo cách sau đây:

• Mở Excel, đừng mở những workbook lỗi.
• Đặt chế độ tính toán sang dạng thủ công (thủ thuật 3 ở trên).
• ChọnMacrotừ menuTools, chọnSecurityvà sau đó chọnHigh. Trên Excel 2007, hãy nhấp vào nútOffice-->Excel Options, và chọnTrust Centerphía trái bảng. Sau đó, click vào nútTrust Center Settings, chọnMacro Settings, sau đó chọnDisable All Macros Without Notificationtrên vùng cài đặtMacro Settings. Cuối cùng nhấpOKhai lần:

• Mở tập tin bị lỗi. Nếu Excel mở được, bạn sẽ thấy một thông báo cho biết hiện macro đang được tắt. Nếu Excel tắt đi, phương pháp này coi như thất bại.
• Nhấp tổ hợp[Alt]+[F11]để mởVisual Basic Editor (VBE).
• Sử dụngProject Explorer(nhấp[Ctrl]+R), click chuột phải vào module và chọnExport File).
• Nhập tên và thư mục của module.
• Lặp lại bước 6 và 7 theo ước chừng của bạn, đủ để trích xuất tất cả các module.
• Đóng VBE và thoát Excel.
• Mở một workbook trống (hoặc workbook mới chứa dữ liệu mới khôi phục được) và nhập các module.
• Nếu bạn là người chưa từng làm quen với máy tính, chưa biết gì về tin học muốn tìm một khóa học để thành thạo các kỹ năng cơ bản về tin học văn phòng.
• Nếu bạn là một dân văn phòng, muốn nâng cao hiệu suất công việc thì đừng bỏ qua các khóa học của trung tâm ATC!

Liên hệ Chuyên viên Tư vấn:

TRUNG TÂM KẾ TOÁN THỰC TẾ – TIN HỌC VĂN PHÒNG ATC

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ ATC- THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP ATC

Hotline: 0961.815.368 | 0948.815.368

Địa chỉ: Số 01A45 Đại Lộ Lê Lợi – P.Đông Hương – TP Thanh Hóa

(Mặt đường đại lộ Lê Lợi, Cách Bưu Điện Tỉnh 1km về phía Đông hướng đi BigC)

Thử tìm hiểu nhé!

Các bạn quan tâm đến khóa học tin học văn phòng của ATC vui lòng xem chi tiết khóa học:

Lớp đào tạo tin học tại Thanh Hóa
Lop tin hoc van phong tai Thanh Hoa
Lớp tin học văn phòng tại Thanh Hóa